ฉลาดใช้เวลาด้วยการ ?จัดลำดับความสำคัญ?

ศ.ดร เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
kriengsak@kriengsak.com, http:// www.kriengsak.com

การวางแผนการทำงานโดยนำงานหลากชิ้นที่ตนได้รับมอบหมายมา ldquo;จัดลำดับความสำคัญrdquo; (prioritization) ก่อนลงมือ...ลุยทำจนบรรลุผล เป็นดัชนีหนึ่งที่สะท้อนความฉลาดในการใช้เวลา เพราะโดยพื้นฐานแล้ว ทุกคนต่างมีไม่มากน้อยกว่ากัน คือ 24 ชั่วโมงต่อวัน

เหตุที่เป็นเช่นนั้นก็เพราะ...
การนำงานมาจัดลำดับความสำคัญก่อนทำ จะส่งผลให้การทำงานทุกชิ้นในช่วงเวลานั้นมีโอกาส ldquo;สร้างความพึงพอใจrdquo; แก่ทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น
มีโอกาส... ldquo;เสร็จครบrdquo; ตามที่ได้รับมอบหมาย
มีโอกาส... ldquo;เสร็จได้มาตรฐานrdquo; สร้างชื่อเสียงให้องค์กร
มีโอกาส... ldquo;เสร็จได้คุณภาพrdquo; ตรงความต้องการของลูกค้า
ฯลฯ

อันมีส่วนต่อการสร้างผลการทำงานที่แตกต่าง หรือสะท้อน ldquo;สมรรถนะrdquo; (competency) ในการทำงานที่สูงต่ำไม่เท่าเทียมกันระหว่างพนักงาน และมีส่วนส่งผลต่อการพิจารณาเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ขึ้นเงินเดือนหรือค่าตอบแทน โบนัส สวัสดิการ ฯลฯ ที่ไม่เท่ากันในแต่ละคนในแต่ละช่วงปี

แต่ถึงกระนั้น...กลับไม่ใช่ทุกคนที่เลือกทำงาน โดยตระหนักว่าต้องมีการจัดเรียงลำดับความสำคัญ...มาก-กลาง-น้อย หรือการให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นว่าชิ้นใดควรทำก่อนทำหลัง
คนจำนวนไม่น้อยกลับมีพฤติกรรมการทำงาน ด้วยเหตุผลดังนี้แทน...
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ ldquo;ตนรู้สึกว่าง่ายrdquo; ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ ldquo;ตนพึงพอใจrdquo; ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ ldquo;ตนถนัดrdquo; ก่อน
เลือกทำงาน... ชิ้นที่ ldquo;ตนคุ้นเคยrdquo; ก่อน
ฯลฯ

ปรากฏการณ์ที่มักเกิดขึ้นได้ซ้ำ ๆ จากการทำงานในลักษณะดังกล่าว จึงมักให้ผลในทิศตรงข้ามกับการทำงานที่
ผ่านการยอมจัดสรรเวลาส่วนหนึ่ง เพื่อใช้วางแผนการทำงานในเวลาที่มีอยู่อย่างรอบคอบรัดกุม คือ
ทำงานเสร็จเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น ldquo;ไม่ได้ทำ หรือ ทำไม่เสร็จrdquo;
ทำงานได้มาตรฐานเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น ldquo;ตกจากมาตรฐานrdquo; สร้างชื่อเสียให้องค์กร
ทำงานได้คุณภาพเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น ldquo;มีข้อผิดพลาด ช่องโหว่ ตกหล่นrdquo; ลูกค้าไม่ประทับใจ อาจบอกเลิกสัญญา หรือออเดอร์สั่งซื้อสินค้า
ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ว่าหลายครั้งคนทำงานอาจไม่เคยวิเคราะห์ประเมิน หรือล่วงรู้มาก่อนว่า ldquo;การไม่จัดลำดับความสำคัญrdquo; ก่อนลงมือทำงาน เป็นสาเหตุของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในผลงานหลายชิ้นที่ตนรับผิดชอบ หรือทราบถึงผลดีของการวางแผนทำงานโดยจัดเรียงความสำคัญก่อนหลัง ให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นก่อนทำ แต่ไม่ทราบว่าตนควรจัดลำดับงานดังกล่าวอย่างไร

ในที่นี้ ผมจึงใคร่ขอเสนอหลักคิดง่าย ๆ เป็นพื้นฐานเบื้องต้นในการวางแผน ldquo;จัดลำดับความสำคัญrdquo; งาน เพื่อช่วยให้รับมือกับงานที่อยู่ในความรับผิดชอบและงานใหม่ที่มีโอกาสเข้ามาได้ตลอดเวลา ดังนี้

ใช้หลัก ldquo;สำคัญrdquo; amp; ldquo;เร่งด่วนrdquo;

การจัดเรียงลำดับงานโดยยึดหลัก ความสำคัญและความเร่งด่วน จะทำให้เราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน 2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และ 4) งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

เมื่อจำแนกงานออกเป็นกลุ่มอย่างชัดเจน เราพึงเปรียบเทียบคุณค่าของงานและคุณภาพของเวลาที่ต้องการใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละชิ้นอย่างเหมาะสม วิธีเช่นนี้เมื่ออยู่ในสถานการณ์วิกฤตหรือคับขัน เราจะสามารถเลือกที่จะทำงานบางชิ้น ตัดบางชิ้นออก หรือตัดทอนเวลาให้ลดลงได้ จะทำให้เราลดความสับสน สามารถแก้ปัญหาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใช้หลัก ldquo;บันทึกตารางเวลาrdquo;

การบันทึกตารางเวลาทำงาน จะทำให้เราสามารถเปรียบเทียบเป้าหมายในการทำงานกับเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริงได้ชัดเจน ซึ่งเป็นข้อมูลที่เราสามารถตรวจสอบที่มาของกิจกรรมที่ทำให้เราเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ เช่น รับโทรศัพท์ เดินติดต่อในสำนักงาน เป็นต้น ทำให้เราปรับปรุงวิธีการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ใช้หลัก ldquo;กำหนดเวลาทำงานให้น้อยลงrdquo;

ศาสตราจารย์พาร์คินสันได้เคยกล่าวไว้ว่า ldquo;งานย่อมยืดยาวออกไปจนครบเวลาที่ให้ไว้เพื่อให้งานเสร็จrdquo; ดังนั้นเราพึงกำหนดเวลาส่งงานของเราแต่ละชิ้นให้เร็วขึ้น เพื่อกระตุ้นตัวเองให้มีประสิทธิเสมอ งานบางประเภทที่สามารถทำให้เสร็จภายใน 1 ชั่วโมง ไม่ควรยืดเวลาออกไปจนถึง 1 วัน หลักการทำงานส่วนตัวของผม ผมพยายามเคลียร์งานให้หมดโต๊ะทุกวัน เพราะการที่เราใช้เวลากับงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งเกินกว่าความจำเป็นเป็นการสูญเสียเวลาอย่างเปล่าประโยชน์ หากเราทำงานเสร็จเร็ว เราจะมีเวลาไปทำงานอื่น ๆ ได้มากขึ้น จะทำให้เราขยายศักยภาพในการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

ใช้หลัก ldquo;ส่วนน้อยสำคัญ ส่วนใหญ่ไม่สำคัญrdquo;

ปาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวตาเลียน ได้กล่าวไว้ว่า ldquo;สิ่งที่สำคัญในกลุ่มที่กำหนดไว้กลุ่มหนึ่ง ปกติแล้วจะเป็นเพียงส่วนน้อยของทั้งหมดในกลุ่มrdquo; เมื่อเรามีปริมาณงานที่ต้องรับผิดชอบจำนวนมากให้เราจัดทำรายการของงานแต่ละชิ้น พิจารณาดูว่าในแต่ละรายการนั้น มีรายการใดที่มีความสำคัญ และเมื่อเราลงมือทำจะเกิดประโยชน์ต่อภาพรวมเพียงใด เมื่อเราอยู่ในสถานการณ์ที่จำเป็นต้องเลือก ให้เราเลือกทำรายการสำคัญประมาณ 20 % ของรายการทั้งหมดในช่วงเวลานั้น แม้รายการที่เหลือเรายังไม่ได้ทำ หรือทำไม่เสร็จตามกำหนด จะไม่เป็นเหตุส่งผลกระทบต่อองค์กรมาก

ใช้หลัก ldquo;แบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆrdquo;

งานบางประเภทเป็นงานที่มีความยากและต้องการเวลาที่มีคุณภาพในการปฏิบัติงาน วิธีที่จะช่วยให้เราสามารถทำงานประเภทนี้ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ถูกรบกวนแม้มีงานใหม่แทรกเข้ามา ให้เราแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และกำหนดเส้นตายของงานในแต่ละชิ้น ไล่ตามลำดับความต่อเนื่องของงาน การปฏิบัติงานเสร็จตามกำหนดในแต่ละช่วง จะช่วยให้เราเกิดกำลังใจในการทำงานชิ้นถัดไป วิธีนี้จะช่วยให้งานของเรามีความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง ช่วยแก้ปัญหางานค้างได้เป็นอย่างดี

การวางแผนจัดลำดับงานก่อนลงมือทำเสมอ จะส่งผลให้เกิดทักษะเพิ่มพูนความแม่นยำในการเรียงงานได้อย่างถูกลำดับ ลงน้ำหนักงานได้ถูกจุดมากขึ้นเรื่อย ๆ อันนำมาซึ่งโอกาสการทำงานเสร็จครบทุกชิ้นอย่างมีคุณภาพเข้าขั้น ldquo;มืออาชีพrdquo; ได้มากกว่าการลุยทำโดยไม่มีการวางแผน ดุจ ldquo;มวยวัดrdquo; อันยากจะทำงานได้สำเร็จครบตามเป้า...อย่างราบรื่นเทียบเท่า

admin
เผยแพร่: 
งานอัพเกรด
เมื่อ: 
2009-08-18