ทำงานให้ เก่ง เร็ว ดี


แหล่งที่มาของภาพ : http://rorytrotter.files.wordpress.com/2013/06/top-performer-hr.jpg

 

จากการเป็นผู้บริหารองค์กรต่าง ๆ หลายแห่ง ได้มีโอกาสร่วมงานกับคนจำนวนมาก  ผมพบว่า  เพื่อนร่วมงานทุกคน แม้จะมีส่วนดี มีศักยภาพอยู่ในตัว สามารถทำงานในหน้าที่และร่วมงานกับผู้อื่นได้อย่างดี แต่ผมสังเกตเห็นว่า ระหว่างพนักงานที่เริ่มต้นงานพร้อม ๆ กัน ทำงานได้เหมือน ๆ กัน แต่เมื่อเวลาผ่านไป จะเห็นความแตกต่าง สามารถแยกออกเป็น 2 กลุ่ม ผมเรียกว่า กลุ่มก้าวหน้า กับ กลุ่มอนุรักษ์
 
กลุ่มก้าวหน้า คือ พนักงานที่เรียนรู้และพัฒนาตนเอง จนทำงานได้ดีขึ้น เร็วขึ้น เก่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถทำงานได้หลายอย่างในเวลาเดียวกัน  และทำเสร็จอย่างรวดเร็ว  ชอบทำงานใหม่ ๆ โดยใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือที่ทันสมัยมาช่วยเสมอ ทำให้ทำงานได้มากขึ้น ใช้เวลาน้อยลง และผิดพลาดน้อยลง

 
กลุ่มอนุรักษ์ คือ พนักงานที่ทำงานในหน้าที่รับผิดชอบของตนได้อย่างดี แต่มักจะทำเหมือน ๆ เดิม เสร็จเวลาเดิม ในรูปแบบเดิม ๆ ได้ผลงานเท่าเดิม ไม่ชอบพัฒนาวิธีทำงานใหม่ ๆ  และมักปฏิเสธงานใหม่ ๆ ที่ไม่เคยทำ เพราะกลัวว่าจะทำไม่ได้
 
ความแตกต่างกันระหว่างคนทำงานสองกลุ่มนี้  หากผมต้องเลือกคนทำงานในบทบาทหน้าที่ใหม่ ๆ เพื่ออนาคต...แน่นอนว่า ย่อมต้องเลือก คนกลุ่มแรกมากกว่า เพราะมั่นใจว่า เขาจะสามารถทำให้สำเร็จอย่างดี และทำอย่างมีความสุข มากกว่าการมอบภาระนี้ให้พนักงานกลุ่มที่สอง ซึ่งไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง 
 
ประเด็นที่ผมเป็นห่วงคือ คนทำงานในแบบอนุรักษ์ โอกาสก้าวหน้าไม่เพียงมีน้อย แต่ในโลกการทำงานที่เปลี่ยนแปลงเร็วในอนาคต คนกลุ่มนี้อาจไม่ได้รับการคัดเลือกเข้าทำงานเลยก็เป็นได้ 
 
ดังนั้น ผมจึงกระตุ้นจูงใจคนทำงานในองค์กรให้ไม่หยุดที่จะพัฒนาตัวเอง โดยได้แนะนำหลักการทำงานที่ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานได้ เก่งขึ้น เร็วขึ้น และดีขึ้น ไว้มากมาย อาทิ
 
ต่อยอดความรู้ – ไม่เริ่มจากศูนย์ ในการทำงานใหม่ ๆ ที่ไม่เคยทำ แทนที่จะเกิดความกลัวว่าทำไม่ได้ เพราะต้องคิดริเริ่มสิ่งใหม่ ๆ ที่ไม่คุ้นเคย ผมจะแนะนำให้ทีมงานใช้วิธีเรียนรู้จากผู้อื่น หรือต่อยอดความรู้ โดยไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ (0)  ไม่ต้องเสียเวลาคิดใหม่ ไม่ต้องเสียเวลาลองผิดลองถูกโดยไม่จำเป็น  วิธีนี้ช่วยให้เราสามารถทำความเข้าใจงานใหม่ ๆ ได้รวดเร็ว และหาวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดออกมาต่อยอด ประยุกต์ใช้กับสิ่งที่เรากำลังจะทำได้อย่างเหมาะสม ช่วยให้คนทำงานเกิดความสนุกและท้าทายในการทำงานใหม่ ๆ ได้มากขึ้น 
 
เพิ่มงาน ไม่เพิ่มเวลา ผมเชื่อว่าถ้าเราบริหารเวลาอย่างดีเลิศ และตั้งใจทำงานอย่างรวดเร็ว ลดการทำสิ่งที่ทำให้เสียเวลา เราจะสามารถทำงานได้เร็วขึ้น มากขึ้นในเวลาเท่าเดิม ผมจึงมักท้าทายคนทำงานให้พัฒนาตนเอง ด้วยการมอบหมายงานใหม่ ๆ เพิ่มเติม มีกำหนดเส้นตายที่ต้องเสร็จชัดเจน ทำให้ทุกคนต้องเรียนรู้ที่จะทำงานด้วยวิธีที่ฉลาดขึ้น เร็วขึ้น และขยันขันแข็งมากขึ้น เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายตามเวลาที่กำหนด 
 
ผมได้สร้างค่านิยมการทำงานขององค์กรไว้ นั่นคือ  ใช้สมองนำ (work smart)  ทำให้ไว (work fast) ไม่เสร็จ ไม่เลิก (work hard) 
ใช้สมองนำ หมายถึง ทุกคนต้อง คิดก่อนทำ ไม่ทำก่อนคิด ต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัด วางแผนอย่างรอบคอบ และบริหารจัดการอย่างมีกลยุทธ์ มองเห็นเส้นทางความสำเร็จตั้งแต่ยังไม่เริ่มต้น  โดยในทุกการทำงานต้องมีการกำหนดตัวชี้วัด (Indexing) กำกับการทำงานทุกอย่างให้เป็นไปตามเป้าหมาย และต้องมีการทำ checklist แต่ละขั้นตอน เพื่อตรวจสอบ และเมื่อมีความผิดพลาดจะสามารถแก้ไขทันทีที่สาเหตุจริง
 
ทำให้ไว หมายถึง ทุกคนต้องท้าทายตัวเองให้ทำงานให้เสร็จทันเวลาทุกชิ้น แม้บางงานดูเหมือนให้เวลาน้อยเกินไป จึงต้องมีการบริหารเวลาอย่างดีเลิศ ตั้งเวลางานทุก ๆ ชิ้น เรียงลำดับความสำคัญ และต้องเคลียร์งานจากตัวให้เร็วที่สุด อะไรควรทำ 5 นาทีก็ทำ 5 นาที ไม่ใช่ทำทั้งวัน ทำหลายอย่างในเวลาเดียว 
 
ไม่เสร็จ ไม่เลิก หมายถึง เมื่อตั้งใจทำสิ่งใดแล้ว ต้องอดทนทำจนเสร็จ ไม่มีการผัดวันประกันพรุ่ง โดยให้คิดเสมอว่า โอกาสที่ผ่านมา จะผ่านเพียงครั้งเดียว ไม่ย้อนกลับมาอีก เราต้องรีบเร่งฉวยคว้าไว้ ทำให้ทุกคนต้องยอมทำงานหนักเพื่อให้งานเสร็จทันเวลา
 
สร้างคนทำแทน เพื่อไปสร้างงานใหม่ ในการทำงานอย่างมีวิสัยทัศน์เพื่ออนาคต เราจำเป็นต้องฝึกฝนคนใหม่ ๆ ให้สามารถมาทำหน้าที่แทนเราได้ เพื่อที่ว่าเราจะสามารถขยายขอบเขตความสามารถไปทำงานใหม่ ๆ ได้มากยิ่งขึ้น ดังนั้น ผมจึงแนะนำให้ทุกคน/ทุกฝ่าย ต้องมีคู่มือการทำงาน (Manual Document) เพื่อวางระบบงานให้สามารถทำแทนกันได้ สืบทอดงานต่อกันได้ และจะต้องปรับปรุงเพื่อให้ทันสมัยและใช้งานได้เหมาะสมบริบทจริงเสมอ รวมทั้ง ต้องมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีการใส่รหัสเอกสาร ระบุวัน เดือนปีที่ได้รับเอกสาร แยกประเภทของเอกสาร เพื่อความสะดวก รวดเร็วในการค้นหาข้อมูลในอนาคต 
 
“ชีวิตการทำงาน คือ ชีวิตที่ก้าวหน้า ไม่ใช่ชีวิตที่ย่ำอยู่กับที่” 
 
หากเราทุกคนตระหนักในความจริงข้อนี้ เราจะทำงานแบบก้าวหน้า – ทำให้ดีขึ้น เร็วขึ้น เก่งขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่า เราจะก้าวสู่อนาคตการทำงานที่สูงขึ้นไปเรื่อย ๆ ได้อย่างต่อเนื่อง
 
ศ.ดร. เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
kriengsak@kriengsak.comhttp://www.kriengsak.com