ทำไป...พักไป อย่างไรได้งานเพิ่ม?

Primary tabs

ทำงาน 52 นาที พัก 17 นาที เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน....
 
เมื่อเดือนกรกฎาคม 2557 จูเลีย กิลฟอร์ด (Julia Gifford) ได้นำเสนอบทความชื่อ The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity  หรือ กฎทำงาน 52 นาที พัก 17 นาที เพิ่มผลิตภาพ ซึ่งเป็นบทสรุปจากการติดตามและสำรวจผู้ใช้แอพพลิเคชั่น DeskTime ซึ่งเป็นโปรแกรมในการช่วยติดตามการทำงานของผู้เข้ารับวิจัย เพื่อศึกษานิสัยของคนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด 
 
การสำรวจพบว่า ร้อยละ 10 ของผู้ที่สามารถสร้างผลิตภาพได้สูงสุด จะใช้เวลาพักได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยพวกเขาจะใช้เวลาเฉลี่ยในการทำงานอย่างจริงจังต่อเนื่องเป็นเวลา 52 นาที และจากนั้นจะพักประมาณ 17 นาที ก่อนที่จะกลับมาทำงานอย่างตั้งอกตั้งใจต่อไป ซึ่งสามารถทำงานได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

 
การค้นพบครั้งนี้ หากไม่พิจารณาให้ละเอียด อาจทำให้สรุปอย่างง่าย ๆ โดยคิดว่า เมื่อทำงานไปเรื่อย ๆ จนครบ 52 นาที ก็พักผ่อน คุยเล่น งีบหลับบ้าง สักพักแล้วค่อยกลับมาทำต่อ...หากเราคิดเช่นนี้ แน่นอนว่า การทำงานอาจไม่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ตรงกันข้ามจะแย่ลง ใช้เวลาอย่างเสียเปล่าไปด้วยซ้ำ...
 
ทั้งนี้ เพราะเงื่อนไขของการทำงานได้อย่างมีประสทิธิภาพ สร้างผลิตภาพได้มากขึ้น แม้จะใช้เวลาน้อยลง มีเวลาพักมากขึ้น เกิดจากการใช้เวลาทำงาน “ทำอย่างจริงจัง” จดจ่ออยู่กับงาน มุ่งให้เห็นความก้าวหน้าและความสำเร็จของงาน ดังนั้น 52 นาทีของการทำงาน จึงเป็นเวลาที่หมดไปอย่างมีเป้าหมาย มีความกระตือรือร้น ซึ่งประเด็นนี้ ผมคิดว่า ‘สำคัญกว่า’ ช่วงเวลาที่พวกเขาหยุดพักเบรกเสียด้วยซ้ำ
 
อย่าคาดหวังประสิทธิภาพและผลิตภาพของงานที่สูงขึ้น ถ้าเราขาด ‘ความมุ่งมั่นตั้งใจ’ ที่จะทำให้เป็นจริง....
 
ผมเชื่อว่า ความมุ่งมั่นและตั้งใจจริง นำมาซึ่งความสำเร็จของทุกคน และทำให้เคล็ดลับการทำงานให้มีประสิทธิภาพสำหรับแต่ละคนย่อมแตกต่างกันไป 
 
สำหรับผม ผมจะวางแผนตารางเวลาล่วงหน้าในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์อย่างละเอียด ทำให้รู้ว่าในแต่ละชั่วโมงต้องทำอะไร และหากมีเวลาว่าง ไม่ว่าจะกี่นาทีก็ตาม ผมจะต้องคิดล่วงหน้าเสมอว่า ในเวลาเหล่านั้นจะต้องทำอะไร เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้เวลาได้สูงสุด ทำให้ในแต่ละวัน ผมจึงสามารถสร้างผลลัพธ์จากการทำงานเกิดขึ้นอย่างมากมาย โดยไม่จำเป็นต้องแบ่งแยกว่า เวลานี้เป็นเวลาพัก ก็ต้องพัก เวลาทำงานก็ต้องทำงาน แต่ประเมินด้วยตนเองว่า เวลาใดควรทำเรื่องใด เพื่อให้เป้าหมายที่วางไว้ประสบความสำเร็จมากที่สุด
 
อย่างไรก็ตาม ผมมีข้อแนะนำในการทำงานเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นในแต่ละวัน หากทำดังนี้....
 
ทำทุกงานเหมือน ‘ทำข้อสอบ’ เราทุกคนจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้ หากทำงานนั้นเหมือนทำข้อสอบ นั่นหมายถึง การตั้งเวลาที่ต้องทำให้เสร็จอย่างเจาะจง และมุ่งมั่น จดจ่อ ตั้งใจทำอย่างกระตือรือร้น และคิดว่าต้องทำให้ดีที่สุด เพื่อให้สอบได้คะแนนดี ความคิดเช่นนี้จะช่วยทำให้เราไม่วอกแวก สามารถควบคุมตนเองให้ปฏิเสธการทำสิ่งที่รบกวน เช่น การดูไลน์ การรับโทรศัพท์ การตอบอีเมล์ ฯลฯ โดยเลื่อนไปทำสิ่งเหล่านี้ เมื่อทำงานชิ้นนั้นเสร็จเรียบร้อยก่อน วิธีนี้จะช่วยให้การทำงานของเราเสร็จในเวลาที่กำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหลังจากทำงานเสร็จ เราอาจให้เวลาพักช่วงสั้น ๆ ก่อนที่จะเริ่มงานชิ้นต่อไป ซึ่งจะช่วยให้เราทำงานอย่างสนุกและมีประสิทธิภาพ
 
ทำทุกวันเหมือน ‘วันสมัครงาน’ ผมบอกทีมงานของผมเสมอว่า ให้เราทำงานทุกวัน เหมือนเป็นวันสมัคร เพราะหากย้อนกลับไปวันที่เราสมัครงาน เราจะทำทุกอย่างให้องค์กรพึงพอใจเรามากที่สุด นั่นหมายความว่า เราจะทำงานด้วยความรับผิดชอบ กระตือรือร้น ตั้งใจ มุ่งมั่นในการทำให้ดีที่สุด เพราะมีความปรารถนาที่จะได้งานทำ ดังนั้น ถ้าเราทำทุกวันให้เหมือนวันนี้ เราจะไม่ทำงานแบบเช้าชามเย็นชาม ทำไปเรื่อย ๆ เพราะคิดว่ายังมีเวลาเหลือเฟือ แต่ทำอย่างแข่งขันกับตัวเอง แข่งขันกับเวลา และตั้งใจจะทำให้หัวหน้างานพึงพอใจในผลสำเร็จของงานมากที่สุด
 
ทำให้ทุกช่วงพัก ‘เหมือนเพิ่มพลัง’ เราควรใช้เวลาพักเหมือนนักกีฬาช่วงพักครึ่ง หลังจากที่แข่งขันในครึ่งแรก พวกเขาจะใช้พลังทั้งหมด ออกแรงอย่างเต็มที่ สายตาจับจ้องอยู่ที่คู่ต่อสู้ เพื่อคว้าชัยชนะ และเมื่อถึงเวลาพักครึ่งแรก จึงเป็นการพักแบบ ‘ชาร์ตแบต’ เพิ่มพลัง หรือไม่ก็เป็นช่วงเวลาคิดแก้ปัญหา วางกลยุทธ์ใหม่ ๆ เพื่อให้เอาชนะได้ในการแข่งขันช่วงต่อไป 
 
ในการทำงานก็เช่นกัน เราควรใช้เวลาพัก เป็นเหมือนการเตรียมพร้อมในการทำงานช่วงต่อไป เช่น ถ้าง่วงนอนมาก และคิดว่าฝืนทำงานต่อไปย่อมไม่มีประสิทธิภาพ ก็อาจตั้งเวลานอนสัก 10-15 นาที เมื่อตื่นขึ้นมาก็จะสดชื่นและพร้อมจะทำงานต่อ หรือใช้เวลาพักในการพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิด ขอไอเดียใหม่ ๆ หรือช่วยกันแก้ปัญหาบางอย่างกับเพื่อนร่วมงาน อย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งจะช่วยให้การพักผ่อนเกิดประโยชน์มากกว่า และทำให้เกิดความพร้อมอย่างเต็มที่ในการทำงานช่วงต่อไป
 
เราจะทำงานไป พักไป เป็นช่วงเวลาเท่าใดนั้น ไม่สำคัญเท่ากับ เราใช้เวลาช่วงเวลาเหล่านั้นอย่างมีสติปัญญาและคุ้มค่ามากน้อยเพียงใด
 
จำไว้ว่า ประสิทธิภาพการทำงานของเราเกิดจากเราเป็นผู้สร้างกฎ มากกว่าเป็นผู้เดินตามกฎที่คนอื่นสร้าง อย่างปราศจากความเข้าใจ!!
 
ที่มา: งานวันนี้
ปีที่ 16 ฉบับที่ 725 วันที่ 17-24 กุมภาพันธ์ 2558
 
ศ.ดร.เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์
นักวิชาการอาวุโส มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
แหล่งที่มาของภาพ : http://www.pressebox.de/uploads/thumbnail/width/400/height/320/id/656594.jpg